Senarai Semak Kerja Majlis Rasmi

Senarai semak ini hendaklah diisi dan dilengkapkan oleh Penyelaras Majlis dengan memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan dengan berkesan dan mengikut tempoh yang telah ditetapkan:

                                                             

BIL.	PERKARA	BUTIRAN KERJA	TARIKH KERJA SIAP	TINDAKAN	STATUS
1.	Atur cara majlis	A. Sediakan atur cara majlis
2.	Jemputan dan Protokol	A. Sediakan senarai jemputan     majlis
		B. Sediakan kad atau surat     jemputan
		C. Edar kad atau surat jemputan
		D. Dapatkan maklum balas     kehadiran dan sediakan     senarai kehadiran
		E. Dapatkan nasihat   susunan   kekananan tetamu daripada       Bahagian Istiadat, JPM atau pihak Istana (jika perlu)
		F. Tentukan susunan tempat     duduk tetamu kehormat dan     tetamu majlis      (rujuk Manual Pengurusan        Majlis)
		G. Sediakan tanda nama     (tagging) di kerusi/meja     makan VIP
		H. Semakan akhir sebelum     majlis berlangsung
3.	Sediakan Tempat Majlis	A. Buat tempahan tempat untuk     majlis
		B. Lawat tempat majlis untuk     menentukan kemudahan dan       keperluan yang disediakan.
		C. Hantar surat/ borang dan     dapatkan pengesahan     tempahan tempat majlis
4.	Penyediaan Teks Ucapan Tetamu Kehormat	A. Bincang dengan     KBKK/KPTJ/PgKNC  untuk     sediakan draf teks ucapan
		B. Sediakan draf teks ucapan     dan serah kepada PgKNC     untuk semakan dan     pembetulan akhir
		C. Sediakan teks ucapan yang     terkini (final) kepada tetamu     kehormat
5.	Teks Pengacara Majlis	A. Sediakan draf teks pengacara     majlis
		B. Semak teks pengacara majlis
6.	Pengacara Majlis/ Pengerusi Majlis	A. Kenalpasti pengacara majlis
		B. Sedia surat lantikan
		C. Edar surat lantikan
		D. Libatkan semasa raptai
7.	Pembaca doa (jika berkaitan)	A. Kenalpasti pembaca doa
		B. Sedia surat lantikan
		C. Edar surat lantikan
		D. Libatkan semasa raptai
8.	Petugas (contoh: penyambut tetamu)	A. Kenalpasti petugas
		B. Sedia surat lantikan
		C. Edar surat lantikan
		D. Libatkan semasa raptai
9.	Penyediaan Buku Program/ Atur cara	A. Sediakan draf buku program/        atur cara
		B. Dapatkan pengesahan     semakan akhir daripada     KBKK/PgBKK sebelum     cetakan
		C. Cetak buku program
10.	Publisiti dan Media	A. Sediakan banner (jika perlu)
		B. Sedia backdrop (jika perlu)
		C. Sediakan bunting (jika perlu)
		D. Sediakan poster (jika perlu)
		E. Ambil tindakan urusan     publisiti dan media.      (rujuk Arahan Kerja Publisiti     dan Media -       (UPM/PNC/BKK/P02/AK01)
11.	Buku Gerak Kerja Pentadbiran	A. Sediakan buku gerak kerja      pentadbiran
		B. Buat salinan buku gerak kerja     pentadbiran yang mencukupi     dan edar kepada ahli-ahli     Jawatankuasa yang     berkenaan untuk tujuan     raptai majlis
		C. Kemaskini sekiranya ada     pindaan selepas raptai majlis     dan edar semula
12.	Tempahan Makanan	A. Lantik katerer
		B. Pilih menu yang bersesuaian
		C. Tempah makanan mengikut     jumlah jemputan
		D. Sediakan meja VIP
		E. Pastikan semua meja ada     alas meja
		F. Pastikan kerusi mempunyai     alas kerusi (VIP sahaja atau     semua)
		G. Pastikan makanan dihidang     sebelum majlis tamat
		H. Pastikan makanan untuk VIP     dihidangkan oleh pelayan     katerer
		I. Pastikan alatan yang    digunakan adalah bersesuaian    (contoh:pinggan kaca)
13.	Sediakan Tempat Jamuan	A. Buat tempahan tempat untuk     jamuan
		B. Lawat tempat majlis untuk     menentukan kemudahan dan       keperluan yang disediakan.
		C. Hantar surat/ borang dan     dapatkan pengesahan        tempahan tempat jamuan
14.	Penyediaan Hadiah / Cenderamata / Gimik	A. Semak koleksi cenderamata     sedia ada yang bersesuaian.
		B. Tempah cenderamata yang     bersesuaian (jika perlu)
		C. Sediakan gimik (contoh:mock     up cek) untuk penerima jika     ada
15.	Kemudahan Logistik	A. Sediakan senarai keperluan     logistik 1.    Papan penunjuk arah -Isikan borang di Pejabat        Keselamatan            (PEND/BKU/BR01/TANDA) 2.    Pengiring keselamatan -Isikan borang di Pejabat        Keselamatan             (PEND/BKU/BR01/IRING) 3.    Tempat meletak kereta 4.    Tempahan kenderaan 5.    Hiasan
		B. Hantar surat/ borang     permohonan keperluan logistik     kepada PTJ berkaitan
16.	Penyediaan Peralatan Audio Visual	A. Tentukan keperluan peralatan     audio visual untuk majlis.
		B. Buat lawatan tapak untuk     memastikan kelengkapan     audio visual sedia ada.
		C. Sekiranya tidak lengkap,     dapatkan pembekal luar.
		D. Buat pemeriksaan audio visual       sebelum majlis
17.	Rakaman Fotografi atau Video	A. Kenalpasti jurufoto atau/dan     juruvideo bertugas untuk     merakamkan foto/ video
		B. Berikan taklimat kepada     jurufoto/ jururakam bentuk     fotografi / video untuk     dirakamkan (bagi jurufoto/     jururakam luar)
18.	Penyediaan Persembahan Multimedia/ Video (Jika Perlu)	A. Kenal pasti konsep       persembahan multimedia/     video yang perlu disediakan
		B.Dapatkan persetujuan daripada     KBKK/KPTJ
		C.Kenalpasti dan lantik pelaksana    persembahan multimedia/    video sama ada di peringkat    dalaman UPM atau    pembekal luar
		D. Bincang keperluan     persembahan multimedia/     video bersama pelaksana     dalaman atau pihak pembekal     luar seperti skrip, storyboard,     dll.
		E. Memantau persediaan     persembahan multimedia/     video
		F. Mengadakan pra-tonton     Persembahan multimedia/       video kepada KBKK/ KPTJ/     NC untuk kelulusan.
		G. Pastikan persembahan     multimedia/video yang telah     dipersetujui siap     untuk ditayang semasa raptai     dan majlis.
19.	Bahan Pembentangan (jika berkaitan)	A. Kenal pasti tajuk     pembentangan
		B. Dapatkan softcopy bahan     pembentangan
20.	Persembahan (Jika Perlu)	A. Kenal pasti jenis     Persembahan yang sesuai
		B. Dapatkan persetujuan     daripada KBKK/KPTJ
		C. Kenal pasti dan hubungi     pihak yang akan membuat     persembahan
		D. Dapatkan pengesahan dan     persetujuan untuk membuat      persembahan
		E. Kenal pasti keperluan     persembahan
		F. Sediakan keperluan     persembahan (termasuk     ketika raptai dan sepanjang     majlis berlangsung)
21.	Raptai	A. Tetap tarikh untuk raptai     majlis
		B. Maklum kepada KBKK/KPTJ     maklumat raptai
		C. Jemput pihak yang terlibat     dengan raptai
		D. Jalankan raptai mengikut     susunan dalam buku gerak     kerja cara pentadbiran

Tandatangan         : ______________________________________

Nama                    : ______________________________________

Jawatan                : ______________________________________

Tarikh                         : _____________________________________________