PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS

PENDAHULUAN

Dalam melaksanakan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang ditubuhkan akan bertanggungjawab dalam pengendalian dan perjalanan sesuatu majlis rasmi. Jawatankuasa Majlis serta Urusetianya perlu menjamin kelicinan pentadbiran majlis. Oleh yang demikian Jawatankuasa Majlis perlu menyediakan Aturcara Pentadbiran Majlis. Selain dari itu kerja-kerja yang akan dilaksanakan perlu mempunyai proses kerja dan senarai semak.

MAJLIS RASMI

Majlis rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat, iaitu:

i.              Peringkat Antarabangsa

ii.             Peringkat Kebangsaan

iii.            Peringkat Negeri

iv.           Peringkat Daerah

v.            Peringkat Agensi

(Kementerian, Jabatan dan Swasta)

TEMPAT MAJLIS DIADAKAN

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal-awal kerana tempat majlis ada kaitan dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:

i.              Diketahui umum dan mudah dituju

ii.             Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi

iii.            Mempunyai ruang legar yang luas

iv.           Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi

v.            Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan

Ada majlis yang diadakan didalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di masjid. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan ditempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan senarai jemputan. Senarai jemputan dibahagikan kepada 5 bentuk senarai, iaitu:

i.              Ringkasan Senarai

ii.             Senarai Nama

iii.            Senarai Mengikut Keutamaan

iv.           Senarai Jawapan Kehadiran

v.            Senarai Hadir

RINGKASAN SENARAI

Tujuan untuk menyediakan Senarai Ringkas adalah supaya kita dapat ketahui kategori tetamu, bilangannya dan peringkat tetamu. Contoh Senarai Ringkas adalah seperti contoh berikut:

i.          Menteri                                                           4

            ii.          Timbalan Menteri                                        2

            iii.         Ketua Setiausaha Kementerian                 4

            iv.        Pengarah di Kementerian                                   50

            v.         Ketua-ketua Jawatan                                40

                                                              Jumlah                 100

SENARAI NAMA

Senarai nama menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada seramai 4 orang menteri, maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama mengandungi butiran berikut:

i.              Nama penuh, gelaran dan darjah kebesaran yang di sandang

ii.             Nama isteri (jika diketahui)

iii.            Jawatan atau pangkat

iv.           Alamat pejabat

v.            Nombor telefon pejabat dan rumah

vi.           Alamat rumah

vii.          Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.

SENARAI MENGIKUT SUSUNAN KEUTAMAAN

Penyediaan senarai mengikut susunan keutamaan ini hendaklah mengikut panduan dari Susunan Keutamaan Persekutuan atau Negeri yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan, seperti contoh berikut:

i.              Dato’ Ahmad Bin Ali (KSU)

ii.             Datuk Mohd Taib Bin Hashim (KP)

iii.            En. Tebri Bin Madsir (TKSU)

dan seterusnya.

SENARAI JAWAPAN KEHADIRAN

Senarai jawapan kehadiran adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan disebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditanda sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini kita dapat ketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir, atau belum memberi sebarang jawapan.

SENARAI HADIR

Senarai hadir mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

ATURCARA MAJLIS

Aturcara majlis adalah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis yang diadakan pada seblah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.

Cara menyediakan aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut turutan. Lepas itu letakkan msa akhirnya dan kemudia dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

KAD JEMPUTAN

Kad jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:

i.              Logo

ii.             Nama Majlis

iii.            Penganjur atau yang menjemput

iv.           Ruang nama jemputan

v.            Tarikh

vi.           Tempat majlis

vii.          Masa majlis bermula

viii.         Pakaian

ix.           Nombor telefon Urusetia Majlis

Maklumat tambahan boleh dimasukkan di sebelah belakang kad jemputan atau secra berasingan seperti:

i.              Aturcara majlis

ii.             Kad jawapan

iii.            Pelan tempat majlis

iv.           Pelekat kereta

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan(ini cara personalize) atau ditaip manakala sampul kad ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis bermula. Tarikh akhir jawapan diterima ialah 1 minggu sebelum majlis diadakan. Jika perlu hendaklah dihantar dengan tangan

MENU

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:

i.              Jamuan ringan dalam sesuatu Majlis

ii.             Majlis Khas Jamuan Ringan

iii.            Jamuan Makan

JAMUAN RINGAN DALAM SESUATU MAJLIS

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan dipertengahan majlis atau pun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama, maka diadakan jamuan ringan dipertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan itu tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan sama ada:

i.              Buffet berdiri

ii.             Buffet duduk

iii.            Duduk dan terhidang

BUFFET BERDIRI

Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makanan yang berbungkus tidak sesuai.

BUFFET DUDUK

Cara buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secra bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah disediakan. Kadangkala meja disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berat sedikit.

DUDUK DAN BERHIDANG

Bagi jamuan duduk dan berhidang boleh disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.

Menu bagi majlis jamuan makan pula dibahagiakan kepada dua, iaitu:

i.              Menu Biasa

ii.             Menu Barat

MENU BIASA

Menu biasa mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan.

MENU BARAT

Menu barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri.

Makanan Cina atau Chinese Food tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara hidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.

SUSUNAN KEUTAMAAN

Dari segi amalan protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan yang telah diluluskan dari masa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U. (B) 498 bertarikh 14 November 1996. manakala Susunan Keutamaan Negeri pula ialah susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.

Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks ucapan, teks juruacara dan lain-lain lagi.

PANGGILAN HORMAT

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan.

PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan berikut:

i.              Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis

ii.             Sebagai panduan kepda semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis

iii.            Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas amalan protokol semasa

iv.           Untuk mengawal masa

v.            Untuk menjadi panduan masa akan datang

vi.           Sebagai rekod

vii.           

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butiran seperti berikut:

i.              Masa

ii.             Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci

iii.            Pegawai yang bertanggungjawab

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain dari aturcara pentadbiran, senarai semak hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengenalian majlis berkenaan.

RAPTAI MAJLIS

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan atau kerap diadakan. Ianya hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai adalah seperti beikut:

i.              Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawab

ii.             Untuk menentukan urutan majlis

iii.            Untuk menentukan jangka msa yang tepat

iv.           Untuk memperbaiki kelemahan jika ada

v.            Untuk menyelaras acara

vi.           Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat

PANDUAN PENYAMBUT TETAMU

Penyambut Tetamu atau Pemabntu Majlis perlu mengetahui keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

ATURCARA KERAIAN

Penyambut Tetamu mesti mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutama waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Susunan tempat duduk secara keseluruhan perlu diketahui oleh semua Penyambut Tetamu bagi memudahkan tugasan dilaksanakan dengan lebih tanggungjawab, terutama bagi menunjukkan tempat duduk.lazimnya, pelan tempat duduk dikepilkan bersama senarai tetamu-tetamu jemputan.

KAWASAN YANG DIPERUNTUKKAN

Semua Penyambut Tetamu harus mengetahui tempat dan akwasan yang dikhususkan bagi mereka menyambut.

TEMPAT PENTING

Semua Penyambut Tetamu harus mengetahui tempat-tempat penting seperti tandas (lelaki dan wanita) tempat doktor untuk rawatan, pintu masuk, pintu keluar, kantin, tempat jamuan dan yang lain.

SENARAI TETAMU JEMPUTAN

Semua Penyambut Tetamu mesti mempunyai senarai ringkas dif-dif jemputan keseluruhan yang akan hadir ke keraian. Selain dari itu wajar mengenali mereka bagi memudahkan kerja menyambut.

SENARAI VVIP (Tetamu Khas)

Senarai VVIP atau Tetamu Khas juga perlu dilancar (memorise) dan mengenali mereka bagi memudahkan kerja kerana mereka mempunyai pelekat nama di tempat duduk.

PAKAIAN PENYAMBUT TETAMU

Semua Penyambut Tetamu hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai dengan majlis. Diminta pakai pakaian seragam jika dibekalkan oleh pihak penganjur.

KETIBAAN PENYAMBUT TETAMU

Semua Penyambut Tetamu hendaklah tiba di tempat majlis satu jam sebelum dijangka tetamu pertama tiba. Mereka perlu melaporkan diri kepada Pegawai Penyelaras majlis tersebut. Mereka perlu menyemak senarai dengan meyemak tempat duduk, terutama di tempat VVIP.

CARA MENYAMBUT

Semua tetamu jemputan perlu disambut dengan hormat dan serahkan program majlis berkenaan,jika diminta berbuat demikian. Selanjutnya diminta mengiringi mereka ke tempat duduk yang dikhaskan kepada mereka. Salam hormat boleh diberi dengan senyuman atau memberi salam, seperti ‘Assalammualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’ atau ‘Selamat Pagi’ atau ‘Selamat Petang’

TUTUR KATA

Boleh menyambut dengan tutur kata berikut:

‘Selamat pagi Encik, boleh saya bantu’, sambil merujuk senarai tetamu jemputan.

‘Maafkan saya, boleh saya tahu nama Encik’, sambil merujuk senarai jemputan.

PERTANYAAN, TEGURAN DAN KESULITAN

Jika diterima pertanyaan, jawablah dengan tertib lagi sopan. Jika terima teguran dari tetamu yang kurang menyenangkan didengar hendaklah di dengar hendaklah diamkan diri sahaja, tetapi ambil ingatan. Elak dari bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang Penyambut Tetamu sendiri tidak pasti. Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera rujuk perkara tersebut kepada Pegawai Penyelaras.

SENYUMAN

Semua Penyambut Tetamu hendaklah memberi senyuman selalu.

JURUACARA

Juruacara dalam sesuatu majlis formal hendaklah terdiri daripada berkebolehan dalam bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis, tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi Juruacara. Dalam sesuatu majlis lazimnya disediakan 2 juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Teks ucapan hendaklah di taip dalam bentuk bentuk saiz A3. Satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:

i.              Masa

ii.             Cue

iii.            Ann: (announcement atau pengumuman)

POST-MORTEM

Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan sesorang.

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti memathi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya perlu terdiri daripada tetamu persekutuan dam negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk dipentas atau meja khas hendaklah dihadkan.

SUSUNAN DI ATAS PENTAS

1.       KEMUDAHAN DAN PERALATAN DI ATAS PENTAS              

                        Bendera                                                        Back Drop

 

                                   

Tangga                                                                     Tangga

	7		5		3		1		2		4		6		8
	15		13		11		9		10		12		14		16

 

2.       ‘Rostrum’

Tiga buah rostrum perlu disediakan. Sebuah rostrum dikhaskan untuk ucapan Tetamu Kehormat, sebuah lagi untuk tuan rumah, pemidato lain serta bacaan doa jika ada. Rostrum untuk juruacara diletakkan di luar pentas. Jambangan bunga tidak diletakkan di atas rostrum.

ATURCARA MAJLIS

                        8.15 pagi      -           Ketibaan dif-dif Jemputan

                        8.30 pagi      -           Ketibaan dif-dif Kenamaan

                        8.45 pagi      -           Ketibaan Tetamu Kehormat

                        8.50 pagi      -           Pembacaan Doa

                        8.55 pagi      -           Ucapan Aluan oleh Tuan Rumah

                        9.05 pagi      -           Ucapan Perasmian oleh Tetamu Kehormat

                        9.30 pagi      -           Ucapan perasmian

                        9.35 pagi      -           Jamuan Ringan

                        9.55 pagi      -           Tetamu Kehormat Meninggalkan Majlis

                        10.00 Pagi    -           Bersurai

Masa Majlis

Penetapan masa adalah penting bertujuan mengawal tempoh masa sesuatu acara supaya tidak melewati tempoh yang telah dirancangkan.

i)             Tempoh sesuatu majlis itu diadakan di antara 90 minit hingga 120 minit tidak termasuk aturcara ketibaan dan kepulangan.

ii)            Majlis hendaklah tidak diadakan hampir dengan waktu Maghrib atau dalam Waktu Maghrib kecuali Majlis Keagamaan.

iii)           Majlis yang diadakan diwaktu malam hendaklah dimulakan pukul 8.30 malam untuk membolehkan orang-orang islam menunaikan solat Maghrib. Majlis hendaklah dirancang supaya ia dapat ditamatkan sebelum pukul 11.00 malam.

PERMAIDANI MERAH

Permaidani Merah dibentang untuk meyambut ketibaan orang-orang kenamaan yang kedudukan mereka adalah sangat tinggi. Mereka yang layak disambut dengan permaidani merah adalah seperti berikut :

a)           Orang-orang Kenamaan Tempatan

i)             SPB Yang di-Pertuan Agong dan Raja Permaisuri Agong

ii)            Raja-Raja Melayu

iii)           Yang d-Pertua Negeri Melaka, Pulau Pinang, Sabah dan Sarawak

iv)          Perdana Menteri dan Timbalan Perdana Menteri

v)           Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota/Raja Muda)

vi)          Menteri Besar/Ketua Negeri

b)           Orang-orang Kenamaan Asing

i)             Ketua Negara

ii)            Ketua Kerajaan

iii)           Timbalan-timbalan Ketua Negara dan Ketua Kerajaan

iv)          His/Her Royal Highness

SAMBUT KETIBAAN

1.         Ketibaan tetamu terdiri daripada orang-orang kenamaan samada tempatan ataupun asing hendaklah disambut dan diberikan layan-layan yang sesuai dengan kedudukan mereka.

2.         Ketibaan Tetamu Kehormat hendaklah disambut oleh Tuan Rumah dan Pegawai-pegawai Kanan.

3.         Acara Sambut Ketibaan

-              Pembuka Pintu Kereta (Pengawal Keselamatan);

-              Sambutan di Pintu Masuk;

-              Perkenalkan diri oleh Tuan Rumah dan Pegawai-pegawai Kanan;

-              Tuan Rumah mengiringi Tetamu Kehormat ke dalam Bilik Menunggu dan seterusnya ke dalam dewan;

-              Menyampaikan Buku Aturcara apabila Tetamu Kehormat sudah berada di tempat duduknya;

-              Ahli-ahli rombongan yang lain disambut Pegawai-pegawai Kanan dan Pembantu Majlis dan ditunjukkan tempat duduk mereka.

4.         Cara Mengiring Tetamu

           

            Cara mengiring Tetamu Utama ialah berjalan 1 atau 2 langkah kecil   di hadapan Tetamu. Kedudukan pengiring samada di kiri atau kanan bergantung kepada keadaan tempat dan kesesuaian.

BILIK MENUNGGU

1.         Bilik menunggu (holding room) patut disediakan di venue untuk kegunaan orang-orang kenamaan. Ada beberapa tujuan Bilik Menunggu perlu diadakan, seperti berikut :

a)           Menemukan tetamu kehormat dengan tetamu-tetamu kenamaan yang lain;

b)           Menyampaikan taklimat mengenai perkembangan-perkembangan yang terakhir;

c)           Berehat sebentar dan diberi minuman/jamuan ringan sebelum masuk ke dalam dewan;

d)           Bersedia sebelum masuk ke dalam dewan.

2.         Di samping itu, penyediaan Bilik Menunggu boleh memudahkan pihak tuan rumah membuat persiapan-persiapan teakhir di dalam dewan seperti menyusun atau metapkan tempat-tempat duduk dalam dewan.

3.         Mereka yang layak menggunakan Bilik Menunggu ialah orang-orang kenamaan yang kedudukan mereka adalah sangat tinggi iaitu Bakal-bakal raja dan ke atas. Bagaimanapun, jika tetamu-tetamu yang hadir adalah lebih rendah kedudukan mereka, segelintir daripada mereka yang paling kanan patut diberikan kemudahan untuk menggunakan Bilik Menunggu. Dalam semua keadaan, tuan rumah hendaklah turut sama di Bilik Menunggu.

JURUACARA

1.         Bilangan juruacara ialah seorang atau dua orang juruacara

         (lelaki dan wanita) yang sesuai dan berpengalaman

2.         Peranan juruacara ialah menghebahkan acara mengikut       

        teks yang telah disediakan dan bukan menjadi juru ulas

        majlis.

3.     Teks juruacara hendaklah ringkas dan tepat. Ia disediakan oleh pihak tuan rumah dan boleh dibantu oleh Juruacara.

4.      Tempat juruacara ialah dibawah pentas di lokasi yang

         sesuai supaya beliau dapat melihat dengan jelas semua

         pergerakan dalam majlis.

5.         Pakaian juruacara ialah pakaian yang sederhana dan biasa dalam majlis dan tidak keterlaluan.

RAPTAI

Raptai (rehearsal) hendaklah diadakan beberapa hari sebelum majlis yang diadakan. Tujuannya ialah untuk memastikan kelancaran majlis pada hari sebenar.

2.         Semasa raptai diadakan, perkara-perkara yang berikut hendaklah diberikan perhatian:

i)             Menyemak persiapan-persiapan fizikal yang akan disediakan (seperti kerusi, meja, rostrum, bendera, bilik menunggu, alat pembesar suara dan lain-lain);

ii)            Menetapkan tempat duduk bagi semua tetamu;

iii)           Menyelaraskan acara-acara di dalam aturcara Majlis;

iv)          Penetepan masa bagi setiap acara;

v)           Memberi peluang latihan kepada juruacara melaksanakan tugas-tugasnya, dan;

vi)          Membiasakan petugas-petugas (Pegawai-pegwai Kanan, Ahli-ahli Jawatankuasa dan Penyambut-penyambut Tetamu) dengan peranan mereka.

PEMBANTU MAJLIS

1.       Kualiti Pembantu Majlis

Pemilihan Pembantu Majlis hendaklah dari kalangan mereka yang mempunyai perwatakan dan gaya diri yang menaik, berkeyakinan, kemas dari segi pakaian dan bersih diri, sihat dan cergas bergerak, bertingkah laku yang baik dan bersopan santun, sentiasa menunjukkan sikap sabar dan tenang apabila menghadapi sebarang situasi. Kualiti ini boleh dilatih sebelum majlis diadakan. Bagaimanapun, mereka yang segan atau tiada keyakinan diri berhadapan dengan tetamu patut tidak dipilih menjadi Pembantu Majlis.

2.         Pengetahuan Mengenai Majlis

Pembantu Majlis hendaklah mengetahui secara terperinci mengenai majlis yang diadakan seperti nama tuan rumah, siapa tetamu kehormat, aturcara majlis, masa ketibaan, masa majlis bermula dan tamat, susunatur dewan, susunan tempat duduk dan lain-lain. Mereka juga patut mempunyai senarai ringkas tetamu-tetamu yang akan hadir. Pengetahuan maklumat-maklumat ini akan memberikan keyakinan kepada mereka untuk menjalankan tugas dan membolehkan mereka bersedia memberi bantuan dan menjawab semua pertanyaan dengan betul jika ditanya oleh tetamu.

3.       Mendapatkan Senarai Jemputan

Seseorang Pembantu Majlis hendaklah mendapatkan senarai tetamu yang akan hadir. Perkara yang perlu disemak ialah nama dan panggilan hormatnya, tempat duduk yang ditetapkan, hadir seorang atau berpasangan.

4.         Mengetahui Susunan Tempat Duduk Tetamu

Semua Pembantu Majlis hendaklah mengetahui susunan temapt duduk bagi tetamu. Walaupun seorang pembantu Majlis Tetamu ditugaskan di luar dewan atau di luar pintu, pengetahuan tempat duduk tetamu akan memudahkan beliau memberi bantuan dan menjawab pertanyaan tetamu.

5.         Mengenali Tetamu

Mengenali rupa tetamu akan memudahkan urusan menyambut. Kita boleh mendapatkan maklumat-maklumat yang awal mengenai tetamu dari segi cirri-ciri fizikalnya seperti tinggi, rendah dan lain-lain daripada rakan-rakan. Jika tidak, kita boleh bertanya apabila tetamu hadir di majlis.

6.         Tempat Bertugas

Pembantu Majlis boleh ditempatkan di pintu luar, pintu dalam, dalam dewan atau di luar dewan mengikut yang ditentukan. Tugas mereka di pintu luar biasanya ialah menunjukkan arah jalan ke dewan dn mereka yang di dalam dewan bertugas mengiringi tetamu dan menunjukkan tetamu ke tempat duduk mereka.

7.         Cara Menyambut Tetamu

Cara menyambut tetamu ialah menghadirkan diri kepada tetamu, menundukkan kepala sedikit seolah-olah mengangguk apabila di hadapan tetamu dan ia dilakukan dengan senyuman. Kita boleh memulakan perhubungan dengan cara memberi ucapan hormat atau salam, bertanya nama dan seterusnya menunjukkan arah atau mengiringi tetamu ke tempat duduknya. Mengiringi tetmu ialah dengan cara berjalan dua atau tiga langkah kecil di hadapan di sebelah kanan atau kiri tetamu yang mana sesuai.

8.         Mengedarkan Program Majlis

Pembantu Majlis boleh diminta mengedarkan program majlis kepada tetamu. Adalah lebih sopan mengedarkannya dengan tangan daripada meletakkan program itu di atas tempat duduk tetamu. Cara yang hormat mengedarkan program kepada tetamu ialah dengan cara menghampirinya, berdiri tegak dan menghulurkan program dengan tangan kanan. Pembantu Majlis hendaklah sentiasa menunjukkan muka manis semasa mengedarkan program kepada tetamu.

9.       Tempoh Masa Bertugas

Penmbantu Majlis hendaklah hadir di tempat bertugas sekurang-kurangnya satu jam sebelum majlis bermula. Ini bertujuan bagi membolehkan mereka melakukan persiapan-persiapan terakhirdan menyambut ketibaan tetamu yang dating awal. Walaupun tugas menyambut biasanya selesai apabila majlis bermula, tetapi beberapa Pembantu Majlis hendaklah berada di luar pintu dan di luar dewan sekurang-kurangnya setengah jam kemudian untuk menyambut kehadiran tetamu yang lewat jika ada. Beberapa orang Pembantu Majlis patut juga berada di sepanjang waktu sehingga selesai majlis untuk mengiring tetamu pulang dan memberikan sebarang bantuan yang diperlukan.

10.     Pakaian

Pembantu Majlis hendaklah mudah dikenali dari segi pakaian. Jika tidak dibekalkan dengan pakaian khas atau pakaian seragam, mereka hendaklah menunjukkan kesederhanaan dari segi pakaian, pemakaian barang-barang kemas dan juga make up bagi wanita. Tujuannya ialah supaya mereka tidak nanti melebihi daripada pakaian tetamu. Di samping itu, elakkan memakai pakaian yang mengghairahkan atau pakaian yang ketat yang boleh menghadkan pergerakan.

Protokol dalam Pengacaraan Majlis Rasmi

Protokol ialah peraturan–peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam amalan hubungan antarabangsa, hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang formal dan yang bukan formal.

Majlis Rasmi dan Majlis Tidak Rasmi

Dari segi amalan Kerajaan masa kini, majlis rasmi ialah majlis yang keseluruhan perbelanjaannya ditanggung oleh pihak Kerajaan manakala majlis yang tidak rasmi ialah majlis yang perbelanjaanya tidak ditanggung oleh pihak kerajaan.

Formal

Formal membawa maksud sesuatu perbuatan yang dilakukan menurut peraturan yang tertentu iaitu yang telah ditetapkan atau dibuat mengikut cara atau peraturan yang telah diterima dan dianggap wajar mengikut adat kebiasaan.

Juruacara

Juruacara ialah orang yang memimpin sesuatu acara dalam majlis atau acara lain.

Master of ceremonies ialah orang yang memberi arahan dalam sesuatu majlis atau orang yang bertanggungjawab bagi menentukan sesuatu majlis berjalan dengan teratur atau orang yang memperkenalkan penceramah atau pelakon.

Dari defenisi-definisi yang disebut diatas, bolehlah kita rumuskan bahawa pengacara majlis atau juruacara atau master of ceremonies (MC) itu ialah seorang yang membuat pengumuman mengenai aturcara sesuatu majlis, formal atau tidak sebagai suatu panduan kepada mereka yang hadir supaya diketahui apa yang akan berlaku.

Jenis-jenis Majlis

Setakat mana protokol mesti dipatuhi didalam sesuatu majlis tertakluk kepada jenis majlis seperti berikut:

1)       Majlis penuh istiadat

2)       Majlis Rasmi dan Formal

3)       Majlis  Rasmi tetapi Tidak Formal

4)       Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

5)       Majlis Tidak Rasmi tetapi Tidak Formal

Majlis penuh Istiadat ialah majlis seperti yang biasa dijalankan di Istana atau lain-lain tempat yang rasmi, contoh:

1)       Istiadat Pertabalan

2)       Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran

3)       Istiadat Menerima Surat Tauliah

4)       Istiadat Menyampaikan Surat Tauliah

5)       Istiadat Mengangkat Sumpah

Ada juga majlis yang penuh istiadat  ini dijalankan di luar istana, misalnya pembukaan rasmi sidang penggal parlimen. Lazimnya bagi menghadiri majlis tersebut ialah pakaian istiadat ataupun sekurang-kurangnya pakaian rasmi kebangsaan.

Majlis Rasmi dan Formal

Majlis seperti majlis jamuan makan yang diberikan oleh Perdana Menteri bagi meraikan Ketua Kerajaan yang sedang membuat lawatan rasmi ke Malaysia, perasmian sesuatu majlis anjuran Kerajaan / Kementerian (seperti Pameran, Pembukaan Bangunan, Seminar dan sebagainya.).

Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal

Contoh yang boleh diberi ialah majlis seperti majlis jamuan makan yang dianjurkan oleh pihak kerajaan yang tidak banyak mematuhi protokol seperti jamuan teh yang diberi oleh Perdana Menteri bagi menyambut Kemerdekaaan, dan pakaian tidaklah rasmi, boleh mangenakan pakaian tidak rasmi, kasual tetapi formal, seperti baju batik lengan panjang.

Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

Majlis yang dibuat oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian bangunan swasta oleh perdana menteri, atau menteri kabinet atau orang kenamaan yang lain.

Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Majlis seperti majlis hari keluarga anjuran pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi kerajaan atau bukan kerajaan, pertunjukkan anekaragam dan seumpamanya.

          Seseorang pengacara majlis atau juruacara atau master of ceremonies mestilah terlebih dahulu kategori majlis yang dikendalikan, kerana tahap protokol yang perlu dipatuhi bergantung kepada kategori majlis yang berkenaan.

          Adalah mustahak seseorang pengacara majlis mengetahui panggilan hormat dan gelaran yang terdapat dalam susunan keutamaan. MC atau juruacara perlulah juga mengetahui siapa yang patut disebut dahulu dan seterusnya.

          Diperingkat persekutuan susunan keutamaan yang dipakai searang ialah susunan keutamaan Persekutuan yang diwartakn. Bagaimana P.U.(B)29 bertarikh 22 Januari 1998. Susunan keutamaan yang disiarkan dalam P,U(B) 98 bertarikh 14 Nov 1996 telah dibatalkan. 

          Susunan keutamaan Persekutuan telah dibahagikan kepada kumpulan-kumpulan berikut:

1)       Kerabat Diraja dan Pembesar Negeri

2)       Pemerintah Yang Dipilih oleh Rakyat

3)       Pegawai Tinggi Kerajaan dan Badan Berkanun

4)       Penerima Anugerah

5)       Penjawat Khas Profesional

6)       Pelaksana keadilan

7)       Perwakilan Asing

8)       Penjawat Utama Negeri

Adalah mustahak sesorang pengacara atau MC mngetahui panggilan hormat dan gelaran yang terdapat didalam susunan kekanan. Sebagai panduan panggilan hormat kepada:

Yang Di Pertuan Agung Malaysia                Duli yang Maha Mulia Seri                             Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong

Raja Permaisuri Agung                                Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong

Raja Perlis                                                    Duli Yang Maha Mulia          Tuanku

Sultan Kedah                                               Kebawah Duli Yang Maha Mulia Al Sultan

Sultan Selangor                                           Duli Yang Maha Mulia   Sultan

Yang Dipertuan Besar                                  Duli Yang Mulia Tuanku Negeri Sembilan

Sultan Pahang                                             Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan

Sultan Kelantan                                           Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan  

Sultan Terengganu                                      Duli Yang Maha Mulia Sultan

Sultan Johor                                       Kebawah Duli Yang Maha Mulia Baginda Sultan

Sultan Perak                             Kebawah Duli Yang Maha Mulia

Raja Perempuan Perlis                       Duli Yang Maha Mulia Tuanku

Sultanah Kedah                                 Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku

Tengku Ampuan Selangor                 Duli Yang Maha Mulia Tenku Ampuan  

Tunku Ampuan Negeri Sembilan        Duli Yang Maha Mulia Tunku

Raja Perempuan Pahang                            Duli Yang Maha Mulia

Raja Perempuan Kelantan                 Duli Yang Maha Mulia Tengku

Tengku Ampuan Besar Terangganu   Duli Yang Maha Mulia Tengku Ampuan

Sultanah Johor                                   Duli Yang Maha Mulia Baginda Sultanah

         

Raja Perempuan Perak                      Duli Yang Maha Mulia

Yang Di Pertua Negeri                        Tuan Yang Terutama

Isteri-isteri Yang Di Pertua                   Yang Amat Berbahagia

Perdana Menteri                                Yang Amat Berhormat

Timbalan Perdana Menteri                 Yang Amat Berhormat

Penyandang Darjah Seri Maharaja    Yang Amat Berbahagia Tun

Mangku Negara (SMN) dan Seri

Maharaja Seri Mahkota(SSM)

Ketua Hakim Negara                                   Yang Amat Arif

Yang Di Pertua Dewan Negara atau            Yang Berhormat   

Rakyat ,Ahli-Ahli Jemaah Menteri

Pesuruhjaya Tinggi dan Duta                       Tuan Yang Terutama

Hakim Besar ,Hakim Mahkamah                 Yang Arif

Agong ,Hakim Mahkamah Tinggi

Menteri Besar dan Ketua Menteri                 Yang Amat Berhormat

Setiausaha Jemaah Menteri,Ketua              Yang Berbahagia

Setiausaha Negara ,Peguam Negara

Panglima Angkatan Tentera ,Ketua

Polis Negara, Ketua Pengarah

Perkhimatan Awam

Tim.Yang Dipertua Dewan Negara,             Yang Berhormat

Dewan Rakyat dan Setiausaha

Parlimen

Datuk Bandar Kuala Lumpur                        Yang Berbahagia

Penyandang Darjah PMN dan PSM              Yang Berbahagia Tan Sri dan isteri Yang Berbahagia Puan Sri

Penyandang Darjah Panglima Setia

Di Raja (PSD) -                                             Yang Berbahagia Datuk dan Isteri     Yang Berbahagia Datin

Ahli-ahli Dewan Negara ,Speaker               Yang Berhormat            

Dewan Undangan Negeri,Ahli Majlis

Mesyuarat Kerajaan Negeri,

Menteri Sabah dan Sarawak.

Ahli Dewan Undangan Negeri.

Ketua – ketua Setiausaha  Kementerian      -        Yang Berbahagia

Penyandang Gelaran Datuk atau Dato’

Negeri–Negeri Kecuali dari negeri Johor               Yang Berbahagia

Penyandang Gelaran Dato’                              Yang Berhormat

Dari Negeri Johor          

Malaysia merupakan sebuah negara yang paling banyak mempunyai anugerah Darjah Kebesaran yang membawa gelaran. Pelbagai gelaran diberikan kepada penerimanya.Dengan itu pengacara majlis perlulah mengetahui gelaran ini supaya dapat menggunakannya dengan betul semasa membuatpengumuman.

            Pelbagai gelaran Datuk dan Dato’ dari  Negeri-Negeri:

-                      Dato’Seri

-                      Dato’ Paduka

-                      Dato’ Sri Utama

-                      Datuk Wira

-                      Dato’ Patinggi

-                      Dato’ Amar

Peranan Pengacara Majlis

Pengacara Majlis mempunyai tiga tugas utama iaitu:

-                      Mengawal Majlis

-                      Membuat Pengumuman

-                      Memberi Panduan

Majlis hanya bermula apabila juruacara membuat pengumuman. Tugas kedua ialah membuat pengumuman apa yang akan berlaku mengikut acara majlis yang ditetapkan dengan tujuan memberitahu kepada hadirin. Tugas ketiga memberi panduan kepada mereka yang mengambil bahagian dalam majlis berkenaan.

            Kriteria dan kualiti yang perlu ada pada pengacara adalah:

-                      Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar

-                      Fasih, terang dan jelas sebutan dalam bahasa yang digunakan

-                      Tidak cacat dan mudah menjalankan tugas

-                      Tidak gugup dalam percakapan

-                      Tidak darah gemuruh

-                      Tidak mudah panik

-                      Tahu menggunakan budibicara

-                      Bersifat sabar dan tenang

-                      Tidak berwatakan serius

-                      Mempunyai pengetahuan asas adat istiadat, protokol dan etiket

Teks bagi juruacara perlu disediakan bagi semua majlis yang penuh adat istiadat dan majlis-majlis formal. Juruacara hendaklah mematuhi sepenuhnya teks disediakan kecuali ada perubahan yang berlaku tidak disangkakan. Kertas teks hendaklah bersih tidak comot, dan mengikut protokol berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagi satu pengumuman. Gunakan rim binding, supaya mudah diselak ke atas, atau ke kiri. Letakkan bilangan muka surat bagi menentukan bilangan pengumuman. Teks hendaklah ditaip dengan terang dan jarak yang sesuai. Buat anggaran masa yang hendak dibuat. (Masa ini tidak statik, masa adalah lebih kurang-+) .

            Format teks juruacara adalah mengandungi:

-                      Nama majlis

-                      Muka Surat

-                      Bilangan Pengumuman

-                      Panduan (CUE)

-                      Masa -+

-                      Pengumuman (ANN)

Format Teks Juruacara

	Majlis ……………………………..                       Muka Surat(     )             Masa+                           CUE                              ANN(            )             0900                ………………………………                     ………………………………                                     ………………………………                     …………………………..….                                     ………………………...……                     ……………..……………….
	Majlis :Istiadat Pertabalan    Muka Surat(     ) Masa +                   CUE                ANN(      )                    Apabila bunyi paluan nobat                   Pohon Perhatian!                         Bermula dan Duli YAM                          Pohon Perhatian!                         Tunku Ibrahim Ismail,Tunku                 Duli Yang Amat Mulia Mahkota Johor                                    Tunku Ibrahim Ismail, serta pengiringnya                                Tunku Mahkota Johor Berangkat masuk ke Dewan                  serta pengiring akan             Konvokesyen                                         berangkat ke majlis                                                                                     Ini.Dif-Dif dipersilakan berdiri.

 

Majlis Penuh Istiadat dan Majlis Formal(Rasmi/Tidak Rasmi)

Dalam Majlis Penuh Istiadat, Pengacara majlis tidak boleh menonjolkan diri dan mesti mengelakkan daripada menjadi perhatian. Ia tidak kelihatan tetapi perlu menampakkan perjalanan majlis. Juruacara tidak perlu membuat kata-kata aluan ataupun menyebut tetamu kenamaan yang hadir. Ia terus mengumumkan apa yang akan berlaku. Tidak ada ulasan dan tidak ada ucapan terima kasih dan berjenaka adalah dilarang.

 

Majlis Formal (Rasmi/Atau Tidak Rasmi)

Dalam majlis formal rasmi atau tidak rasmi. Juruacara tidak perlu mengucapkan kata aluan,

ulasan dan tidak perlu ucapan terima kasih. Perkara ini akan dilakukan oleh Tuan Rumah atau Pengerusi Majlis (Sekiranya ada). Seterusnya Juruacara hanya perlu menyebut dengan ringkas Tetamu-tetamu Utama, Tuan Rumah, Tuan-tuan dan Puan-puan. Juruacara  tidak boleh menonjolkan diri dalam majlis ini dan menjadi perhatian. Berjenaka adalah dilarang sama sekali dan juga komen yang tidak ada dalam teks ucapan.

Majlis tidak rasmi dan tidak formal

Bagi majlis tidak rasmi dan tidak formal pengacara majlis  atau juruacara adalah lebih bebas membuat pengumuman atau membuat ulasan ataupun berjenaka mana yang mana berkenaan kerana juruacara merupakan seorang yang mendapat perhatian yang boleh menghidupkan suasana sesuatu majlis.