Protokol dalam Pengacaraan Majlis Rasmi

Protokol dalam Pengacaraan Majlis Rasmi

Protokol ialah peraturan–peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam amalan hubungan antarabangsa, hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang formal dan yang bukan formal.

Majlis Rasmi dan Majlis Tidak Rasmi

Dari segi amalan Kerajaan masa kini, majlis rasmi ialah majlis yang keseluruhan perbelanjaannya ditanggung oleh pihak Kerajaan manakala majlis yang tidak rasmi ialah majlis yang perbelanjaanya tidak ditanggung oleh pihak kerajaan.

Formal

Formal membawa maksud sesuatu perbuatan yang dilakukan menurut peraturan yang tertentu iaitu yang telah ditetapkan atau dibuat mengikut cara atau peraturan yang telah diterima dan dianggap wajar mengikut adat kebiasaan.

Juruacara

Juruacara ialah orang yang memimpin sesuatu acara dalam majlis atau acara lain.

Master of ceremonies ialah orang yang memberi arahan dalam sesuatu majlis atau orang yang bertanggungjawab bagi menentukan sesuatu majlis berjalan dengan teratur atau orang yang memperkenalkan penceramah atau pelakon.

Dari defenisi-definisi yang disebut diatas, bolehlah kita rumuskan bahawa pengacara majlis atau juruacara atau master of ceremonies (MC) itu ialah seorang yang membuat pengumuman mengenai aturcara sesuatu majlis, formal atau tidak sebagai suatu panduan kepada mereka yang hadir supaya diketahui apa yang akan berlaku.

Jenis-jenis Majlis

Setakat mana protokol mesti dipatuhi didalam sesuatu majlis tertakluk kepada jenis majlis seperti berikut:

1)       Majlis penuh istiadat

2)       Majlis Rasmi dan Formal

3)       Majlis  Rasmi tetapi Tidak Formal

4)       Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

5)       Majlis Tidak Rasmi tetapi Tidak Formal

Majlis penuh Istiadat ialah majlis seperti yang biasa dijalankan di Istana atau lain-lain tempat yang rasmi, contoh:

1)       Istiadat Pertabalan

2)       Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran

3)       Istiadat Menerima Surat Tauliah

4)       Istiadat Menyampaikan Surat Tauliah

5)       Istiadat Mengangkat Sumpah

Ada juga majlis yang penuh istiadat  ini dijalankan di luar istana, misalnya pembukaan rasmi sidang penggal parlimen. Lazimnya bagi menghadiri majlis tersebut ialah pakaian istiadat ataupun sekurang-kurangnya pakaian rasmi kebangsaan.

Majlis Rasmi dan Formal

Majlis seperti majlis jamuan makan yang diberikan oleh Perdana Menteri bagi meraikan Ketua Kerajaan yang sedang membuat lawatan rasmi ke Malaysia, perasmian sesuatu majlis anjuran Kerajaan / Kementerian (seperti Pameran, Pembukaan Bangunan, Seminar dan sebagainya.).

Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal

Contoh yang boleh diberi ialah majlis seperti majlis jamuan makan yang dianjurkan oleh pihak kerajaan yang tidak banyak mematuhi protokol seperti jamuan teh yang diberi oleh Perdana Menteri bagi menyambut Kemerdekaaan, dan pakaian tidaklah rasmi, boleh mangenakan pakaian tidak rasmi, kasual tetapi formal, seperti baju batik lengan panjang.

Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

Majlis yang dibuat oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian bangunan swasta oleh perdana menteri, atau menteri kabinet atau orang kenamaan yang lain.

Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Majlis seperti majlis hari keluarga anjuran pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi kerajaan atau bukan kerajaan, pertunjukkan anekaragam dan seumpamanya.

            Seseorang pengacara majlis atau juruacara atau master of ceremonies mestilah terlebih dahulu kategori majlis yang dikendalikan, kerana tahap protokol yang perlu dipatuhi bergantung kepada kategori majlis yang berkenaan.

            Adalah mustahak seseorang pengacara majlis mengetahui panggilan hormat dan gelaran yang terdapat dalam susunan keutamaan. MC atau juruacara perlulah juga mengetahui siapa yang patut disebut dahulu dan seterusnya.

          Diperingkat persekutuan susunan keutamaan yang dipakai searang ialah susunan keutamaan Persekutuan yang diwartakn. Bagaimana P.U.(B)29 bertarikh 22 Januari 1998. Susunan keutamaan yang disiarkan dalam P,U(B) 98 bertarikh 14 Nov 1996 telah dibatalkan. 

            Susunan keutamaan Persekutuan telah dibahagikan kepada kumpulan-kumpulan berikut:

1)        Kerabat Diraja dan Pembesar Negeri

2)        Pemerintah Yang Dipilih oleh Rakyat

3)        Pegawai Tinggi Kerajaan dan Badan Berkanun

4)        Penerima Anugerah

5)        Penjawat Khas Profesional

6)        Pelaksana keadilan

7)        Perwakilan Asing

8)        Penjawat Utama Negeri

Adalah mustahak sesorang pengacara atau MC mengetahui panggilan hormat dan gelaran yang terdapat didalam susunan kekanan. Sebagai panduan panggilan hormat kepada:

Yang Di Pertuan Agung Malaysia                    Duli yang Maha Mulia Seri                             Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong

Raja Permaisuri Agung                                        Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong

Raja Perlis                                                                 Duli Yang Maha Mulia          Tuanku

Sultan Kedah                                                          Kebawah Duli Yang Maha Mulia Al Sultan

Sultan Selangor                                                      Duli Yang Maha Mulia   Sultan

Yang Dipertuan Besar                                                      Duli Yang Mulia Tuanku Negeri Sembilan

Sultan Pahang                                                        Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan

Sultan Kelantan                                                      Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan 

Sultan Terengganu                                                            Duli Yang Maha Mulia Sultan

Sultan Johor                                                            Kebawah Duli Yang Maha Mulia Baginda Sultan

Sultan Perak                                                            Kebawah Duli Yang Maha Mulia

Raja Perempuan Perlis                                         Duli Yang Maha Mulia Tuanku

Sultanah Kedah                                                     Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku

Tengku Ampuan Selangor                                  Duli Yang Maha Mulia Tengku   Ampuan  

Tunku Ampuan Negeri Sembilan                                  Duli Yang Maha Mulia Tunku

Raja Perempuan Pahang                                               Duli Yang Maha Mulia

Raja Perempuan Kelantan                                             Duli Yang Maha Mulia Tengku

Tengku Ampuan Besar Terangganu                Duli Yang Maha Mulia Tengku

Ampuan

Sultanah Johor                                                       Duli Yang Maha Mulia Baginda Sultanah

           

Raja Perempuan Perak                                       Duli Yang Maha Mulia

Yang Di Pertua Negeri                                         Tuan Yang Terutama

Isteri-isteri Yang Di Pertua                                                Yang Amat Berbahagia

Perdana Menteri                                                    Yang Amat Berhormat

Timbalan Perdana Menteri                                             Yang Amat Berhormat

Penyandang Darjah Seri Maharaja                             Yang Amat Berbahagia Tun

Mangku Negara (SMN) dan Seri

Maharaja Seri Mahkota(SSM)

Ketua Hakim Negara                                                       Yang Amat Arif

Yang Di Pertua Dewan Negara atau                          Yang Berhormat    

Rakyat ,Ahli-Ahli Jemaah Menteri

Pesuruhjaya Tinggi dan Duta                                         Tuan Yang Terutama

Hakim Besar ,Hakim Mahkamah                                   Yang Arif

Agong ,Hakim Mahkamah Tinggi

Menteri Besar dan Ketua Menteri                                 Yang Amat Berhormat

Setiausaha Jemaah Menteri,Ketua                             Yang Berbahagia

Setiausaha Negara ,Peguam Negara

Panglima Angkatan Tentera ,Ketua

Polis Negara, Ketua Pengarah

Perkhimatan Awam

Tim.Yang Dipertua Dewan Negara,                            Yang Berhormat

Dewan Rakyat dan Setiausaha

Parlimen

Datuk Bandar Kuala Lumpur                                          Yang Berbahagia

Penyandang Darjah PMN dan PSM                Yang Berbahagia Tan Sri dan isteri Yang Berbahagia Puan Sri

Penyandang Darjah Panglima Setia

Di Raja (PSD) -                                                         Yang Berbahagia Datuk dan Isteri       Yang Berbahagia Datin

Ahli-ahli Dewan Negara ,Speaker                                Yang Berhormat                

Dewan Undangan Negeri,Ahli Majlis

Mesyuarat Kerajaan Negeri,

Menteri Sabah dan Sarawak.

Ahli Dewan Undangan Negeri.

Ketua – ketua Setiausaha  Kementerian                    Yang Berbahagia

Penyandang Gelaran Datuk atau Dato’

Negeri–Negeri Kecuali dari negeri Johor                   Yang Berbahagia

Penyandang Gelaran Dato’                                        Yang Berhormat

Dari Negeri Johor             

Pengerusi Majlis, Ketua  Jabatan , Ketua Bahagian  - Yang Berusaha  / Yang   

                                                                                     Berbahagia /  Yang Mulia

Malaysia merupakan sebuah negara yang paling banyak mempunyai anugerah Darjah Kebesaran yang membawa gelaran. Pelbagai gelaran diberikan kepada penerimanya.Dengan itu pengacara majlis perlulah mengetahui gelaran ini supaya dapat menggunakannya dengan betul semasa membuatpengumuman.

            Pelbagai gelaran Datuk dan Dato’ dari  Negeri-Negeri:

-                      Dato’Seri

-                      Dato’ Paduka

-                      Dato’ Sri Utama

-                      Datuk Wira

-                      Dato’ Patinggi

-                      Dato’ Amar

Peranan Pengacara Majlis

Pengacara Majlis mempunyai tiga tugas utama iaitu:

-                      Mengawal Majlis

-                      Membuat Pengumuman

-                      Memberi Panduan

Majlis hanya bermula apabila juruacara membuat pengumuman. Tugas kedua ialah membuat pengumuman apa yang akan berlaku mengikut acara majlis yang ditetapkan dengan tujuan memberitahu kepada hadirin. Tugas ketiga memberi panduan kepada mereka yang mengambil bahagian dalam majlis berkenaan.

            Kriteria dan kualiti yang perlu ada pada pengacara adalah:

-                      Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar

-                      Fasih, terang dan jelas sebutan dalam bahasa yang digunakan

-                      Tidak cacat dan mudah menjalankan tugas

-                      Tidak gugup dalam percakapan

-                      Tidak darah gemuruh

-                      Tidak mudah panik

-                      Tahu menggunakan budibicara

-                      Bersifat sabar dan tenang

-                      Tidak berwatakan serius

-                      Mempunyai pengetahuan asas adat istiadat, protokol dan etiket

Teks bagi juruacara perlu disediakan bagi semua majlis yang penuh adat istiadat dan majlis-majlis formal. Juruacara hendaklah mematuhi sepenuhnya teks disediakan kecuali ada perubahan yang berlaku tidak disangkakan. Kertas teks hendaklah bersih tidak comot, dan mengikut protokol berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagi satu pengumuman. Gunakan rim binding, supaya mudah diselak ke atas, atau ke kiri. Letakkan bilangan muka surat bagi menentukan bilangan pengumuman. Teks hendaklah ditaip dengan terang dan jarak yang sesuai. Buat anggaran masa yang hendak dibuat. (Masa ini tidak statik, masa adalah lebih kurang-+) .

Juruacara mesti mengelakkan daripada menjadi perhatian. Ia tidak kelihatan tetapi perlu menampakkan perjalanan majlis. Juruacara tidak perlu membuat kata-kata aluan ataupun menyebut tetamu kenamaan yang hadir. Ia terus mengumumkan apa yang akan berlaku. Tidak ada ulasan dan tidak ada ucapan terima kasih dan berjenaka adalah dilarang.

            Format teks juruacara adalah mengandungi:

-                      Nama majlis

-                      Muka Surat

-                      Bilangan Pengumuman

-                      Panduan (CUE)

-                      Masa -+

-                      Pengumuman (ANN)

Format Teks Juruacara

Majlis ……………………………..                       Muka Surat(     )             Masa+                           CUE                              ANN(            )             0900                ………………………………                     ………………………………                                     ………………………………                     …………………………..….                                     ………………………...……                     ……………..……………….

Majlis :Istiadat Pertabalan    Muka Surat(     ) Masa +                   CUE                ANN(      )                    Apabila bunyi paluan nobat                   Pohon Perhatian!                         Bermula dan Duli YAM                          Pohon Perhatian!                         Tunku Ibrahim Ismail,Tunku                 Duli Yang Amat Mulia Mahkota Johor                                    Tunku Ibrahim Ismail, serta pengiringnya                                Tunku Mahkota Johor Berangkat masuk ke Dewan                  serta pengiring akan             Konvokesyen                                         berangkat ke majlis                                                                                     Ini.Dif-Dif dipersilakan berdiri.